Organiser un séminaire en Champagne commence par quelques décisions simples : qui participe, quel résultat attend-on, combien de nuits faut-il et comment répartir les chambres ? Au Domaine d’Ailleurs, à Coulonges-Cohan, les deux gîtes La Grange et L’Hirondelle peuvent être réunis pour accueillir une petite équipe en privatisation.
La capacité maximale pour un séminaire est de douze personnes dans six chambres équipées de lits doubles. Pour une chambre par personne, le Domaine accueille six participants maximum. À douze, les lits doubles sont partagés ; il ne s’agit pas de douze lits individuels.
1. Définir l’objectif du séjour
Choisissez un objectif principal : préparer un projet, décider des priorités ou faire le bilan d’une période. Rédigez les questions auxquelles le groupe doit répondre et les décisions attendues. Cette étape aide à déterminer les participants, la durée des séances et les documents à préparer.
Un cadre différent peut favoriser les échanges, mais ne garantit pas à lui seul la cohésion ou la réussite d’une réunion. Prévoyez une animation, des pauses et une restitution concrète des décisions.
2. Valider les chambres avant de réserver
La Grange comprend quatre chambres doubles et L’Hirondelle deux chambres doubles. Le Domaine dispose de cinq salles de bain. Pour un groupe de six personnes maximum, chacun peut disposer de sa propre chambre. Pour sept à douze personnes, certains participants doivent partager un lit double, avec leur accord préalable.
Si votre équipe a besoin de plus de six chambres individuelles, le Domaine seul ne répond pas à ce besoin. N’annoncez pas de couchages supplémentaires pour dépasser la limite de douze personnes de l’offre séminaire.
3. Vérifier les conditions de travail
Les séances se déroulent dans les espaces de vie, dans une ambiance de maison. Il ne s’agit pas d’une salle de conférence professionnelle dédiée. La connexion fibre et la télévision avec connexion HDMI peuvent accompagner les présentations ; indiquez vos besoins précis pour vérifier leur compatibilité avec le lieu.
Précisez notamment le nombre de personnes assises, la disposition souhaitée, le matériel à brancher et les éventuelles visioconférences. Pour plusieurs ateliers simultanés ou des contraintes particulières, faites valider l’organisation avant la réservation.
4. Construire un programme réaliste
Alternez des séances consacrées aux échanges, des temps de décision et des pauses. Un repas partagé peut compléter la journée. Terminez le séjour par un récapitulatif : les actions décidées, les responsables et les dates de suivi.
La piscine intérieure privée de La Grange et le jacuzzi privatif de L’Hirondelle offrent des possibilités de détente selon les conditions convenues. Une balade, une visite de cave ou un atelier peuvent s’ajouter au programme, sous réserve de disponibilité et d’organisation. Retrouvez des pistes dans notre guide des activités de team building en Champagne.
5. Préparer les trajets et les horaires
Vérifiez les temps de route depuis les points de départ des participants. Pour une arrivée en train, organisez le transfert jusqu’à Coulonges-Cohan. Les horaires d’arrivée, de départ et d’accès aux espaces de travail doivent être convenus avec le Domaine ; une arrivée le matin ou un départ tardif ne sont pas automatiques.
Les équipes venant de la région peuvent consulter notre guide pour organiser un séminaire près de Reims.
6. Demander un budget adapté à votre projet
Les tarifs des séminaires sont établis sur devis. Le montant dépend des dates, de la durée, de l’effectif et des prestations retenues. Demandez un détail de la privatisation et de l’hébergement, puis des options de restauration, d’activités et d’autres services.
Seuls les éléments confirmés dans le devis sont inclus. Une demande de disponibilité ou de devis ne confirme pas une réservation.
Les informations à envoyer
- Les dates souhaitées et le nombre de nuits.
- L’effectif, dans la limite de douze participants.
- Le nombre de chambres individuelles nécessaires et l’accord éventuel pour partager les lits doubles.
- Les horaires et les besoins techniques.
- Les repas, contraintes alimentaires et activités envisagés.
